Hysbysiad Preifatrwydd (cleientiaid eiriolaeth cwynion)

Cyflwyniad

Hysbysiad preifatrwydd cryno yw hwn sy'n rhoi gwybodaeth allweddol i chi am sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol. Am ragor o wybodaeth, cyfeiriwch at ein prif hysbysiad preifatrwydd neu gofynnwch am gopi gan ein Swyddog Diogelu Data (SDD). 

Mae'r hysbysiad preifatrwydd cryno hwn yn berthnasol i gleientiaid eiriolaeth cwynion, a'r bobl sy'n eu cynrychioli neu sy'n dod gyda nhw, lle mae data yn cael ei gadw a'i brosesu gan Llais at ddibenion penodol mewn cysylltiad â darparu gwasanaeth eiriolaeth cwynion.

Rheolwr Data a Swyddog Diogelu Data 

Bydd eich gwybodaeth yn cael ei chadw gan Llais fel Rheolwr Data.

Pam rydyn ni'n casglu ac yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol

Y prif reswm y mae Llais yn casglu ac yn defnyddio eich data personol yw mewn cysylltiad â darparu gwasanaethau eiriolaeth i chi. Yn benodol, mae ein swyddogaethau/tasgau statudol yn cynnwys ymgysylltu â'r cyhoedd, cynrychiolaeth ac eiriolaeth cwynion. Mae gennym hefyd ddyletswyddau deddfwriaethol sy'n berthnasol i gynnal y swyddogaethau/tasgau hyn, gan gynnwys hyrwyddo gweithgareddau Llais, ac ati) ac efallai y byddwn yn prosesu eich gwybodaeth wrth weithredu'r tasgau/swyddogaethau hyn. 

Efallai y byddwn hefyd yn prosesu eich gwybodaeth yn ystod eich rhoi mewn cysylltiad â'r person priodol i gael cyngor, neu wrth ddelio ag unrhyw gwynion sydd gennych am y gwasanaeth eiriolaeth a ddarperir gennym ni. Mae'n gyfreithlon i ni wneud hyn oherwydd bod angen casglu a defnyddio eich data personol er mwyn cyflawni tasg/swyddogaeth gyhoeddus. I gael rhagor o wybodaeth am sail gyfreithlon benodol ar gyfer casglu a defnyddio eich data personol, cyfeiriwch at ein prif hysbysiad preifatrwydd

Wrth gyflawni ein swyddogaethau, rydym yn debygol o ddysgu gwybodaeth amdanoch chi. Efallai y byddwch yn dweud wrthym y rhan fwyaf o hyn eich hun, ond byddwn hefyd yn cynhyrchu rhywfaint ohono a byddwn yn derbyn gwybodaeth amdanoch gan eraill sy'n ymwneud â'ch mater. Efallai y byddwn hefyd yn ategu'r wybodaeth sydd gennym o ffynonellau sydd ar gael i'r cyhoedd. Mae'n bosibl y bydd hyn yn cynnwys gwybodaeth bersonol sy'n perthyn i un o'r categorïau arbennig a gydnabyddir yn y ddeddfwriaeth diogelu data. Mae'n gyfreithlon i ni wneud hyn lle bo angen, er enghraifft, am resymau budd cyhoeddus sylweddol, rhesymau iechyd, gofal cymdeithasol neu iechyd y cyhoedd neu, sefydlu, ymarfer neu amddiffyn hawliad cyfreithiol neu os ydych yn cydsynio trwy roi'r wybodaeth i ni yn wirfoddol. I gael rhagor o wybodaeth am y ffynonellau gwybodaeth gweler ein prif hysbysiad preifatrwydd

Rhannu eich data personol

Rydym yn rhannu eich data personol gyda thrydydd parti er mwyn cyflawni'r tasgau/swyddogaethau cyhoeddus a restrir uchod. Yn benodol, efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth ag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru. Efallai y byddwn hefyd yn rhannu eich gwybodaeth â Byrddau Iechyd Lleol, Awdurdodau Lleol, Ymddiriedolaethau'r GIG, meddygon teulu neu ddarparwyr gofal iechyd neu ofal cymdeithasol eraill a ddarparodd driniaeth i chi, ond dim ond i'r graddau y mae hyn yn angenrheidiol er mwyn darparu'r gwasanaeth eiriolaeth cwynion i chi.

Efallai y bydd eich data personol hefyd yn cael ei rannu â thrydydd parti eraill megis:

• Llywodraeth Cymru 
• ein hyswirwyr 
• ymgynghorwyr proffesiynol 
• trydydd parti sy'n cyflenwi nwyddau a gwasanaethau i ni, er mwyn caniatáu i ni gydymffurfio â'n gofynion adrodd a chyfreithiol ac i'n galluogi i redeg ein sefydliad yn effeithiol 
• trydydd parti sy'n ymwneud â chwrs y gwasanaethau a ddarparwn i gleientiaid eiriolaeth fel y gwasanaethau cymdeithasol neu'r heddlu

Nid ydym yn gwerthu, rhentu neu fel arall yn sicrhau bod gwybodaeth bersonol ar gael yn fasnachol i unrhyw drydydd parti.

Gwybodaeth bersonol rydych chi'n ei rhannu gyda ni

Gwybodaeth bersonol rydych chi'n ei rhannu gyda ni 

I gael rhagor o fanylion am y categorïau o wybodaeth bersonol sydd gennym, gweler ein prif hysbysiad preifatrwydd

Pa mor hir ydyn ni'n cadw gwybodaeth bersonol

Ein polisi yw peidio â chadw gwybodaeth bersonol am fwy o amser nag sydd ei angen. Rydym wedi sefydlu llinellau amser cadw data ar gyfer yr holl wybodaeth bersonol sydd gennym yn seiliedig ar pam mae angen y wybodaeth arnom ac wedi ei chasglu yn ein Polisi Cadw Data. 

Rydym yn dileu neu'n dinistrio gwybodaeth bersonol yn ddiogel yn unol â'r Polisi Cadw Data. Ar ôl cwblhau eich achos, byddwn yn gyffredinol yn cadw'r wybodaeth bersonol sy'n berthnasol iddo am gyfnod o chwe blynedd ar ôl cau, er y gall fod cyfnod cadw gwahanol ar gyfer rhywfaint o'ch gwybodaeth ac os felly, bydd hyn yn cael ei nodi yn ein Polisi Cadw Data.

Diogelwch

Rydym wedi ymrwymo'n gryf i ddiogelwch gwybodaeth ac rydym yn cymryd camau rhesymol a phriodol i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol rhag mynediad heb awdurdod, colled, camddefnydd, newid neu lygredd. Rydym wedi rhoi gweithdrefnau ffisegol, electronig a rheolaethol ar waith i ddiogelu'r wybodaeth a roddwch i ni gan gynnwys defnyddio amgryptio. Mae gennym ardystiad Cyber Essentials Plus.

Os hoffech drafod diogelwch eich gwybodaeth, cysylltwch â ni.

Hawliau Preifatrwydd

Mae gan unigolion nifer o hawliau o dan y ddeddfwriaeth diogelu data. Mae ein Hysbysiad Preifatrwydd llawn yn cynnwys manylion llawn yr holl hawliau, ond cofiwch na fydd yr holl hawliau'n berthnasol i chi. I gael gwybod mwy am eich hawliau unigol, gweler ein prif hysbysiad preifatrwydd

Sut i gwyno

Rhowch wybod i ni os ydych yn anhapus gyda sut rydym wedi defnyddio eich gwybodaeth bersonol.

I roi gwybod i ni am bryder, cysylltwch â'n Swyddog Diogelu Data, Cyfarwyddwr Strategol Gweithrediadau a Gwasanaethau Corfforaethol. Gallwch wneud hyn drwy lythyr, dros y ffôn neu drwy e-bost gan ddefnyddio'r manylion cyswllt a restrir isod: 

Cyfeiriad post: 33-35 Heol y Gadeirlan Caerdydd CF11 9HB 
Ffôn: 02920 235558 
E-bost: [email protected]

Mae gennych hefyd yr hawl i gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Darganfyddwch ar eu gwefan (www.ico.org.uk) sut i roi gwybod am bryder. Y manylion cyswllt yw: 

Cyfeiriad post: Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth — Cymru, 2il lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd, CF10 2HH. 
Ffôn: 0330 414 6421. 
E-bost: [email protected]