Hysbysiad Preifatrwydd (Gwirfoddolwyr)

Cyflwyniad

Hysbysiad preifatrwydd cryno yw hwn a fwriedir i roi rhywfaint o wybodaeth allweddol i chi am sut rydym yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol ar ffurf hawdd ei defnyddio. Am wybodaeth fanylach am sut a pham rydym yn prosesu eich data personol, cyfeiriwch at ein prif hysbysiad preifatrwydd.  Fel arall, gallwch ofyn am gopi o brif hysbysiad preifatrwydd gan ein Swyddog Diogelu Data (SDD). Mae mwy o wybodaeth am sut y gallwch gysylltu â'r unigolyn hwn ar gael isod. 

Mae'r hysbysiad preifatrwydd cryno hwn yn berthnasol i'n gwirfoddolwyr lle mae data'n cael ei gadw a'i brosesu gan y sefydliad at ddibenion penodol mewn cysylltiad â'ch gwaith gwirfoddoli ar gyfer Llais.

Rheolwr Data a Swyddog Diogelu Data 

Bydd eich gwybodaeth yn cael ei chadw gan Llais fel Rheolwr Data.

Rydym wedi penodi Swyddog Diogelu Data (SDD) penodol i sicrhau bod ein gweithgareddau prosesu data yn cael eu goruchwylio'n briodol. Y Swyddog Diogelu Data yw'r Cyfarwyddwr Strategol ar gyfer Gweithrediadau a Gwasanaethau Corfforaethol. Gallwch gysylltu â'r unigolyn hwn trwy lythyr, ffôn neu e-bost. Rhestrir y manylion cyswllt isod:

Cyfeiriad post: 33-35 Heol y Gadeirlan Caerdydd CF11 9HB 
Ffôn: 02920 235558 
Cyfeiriad e-bost: [email protected]

Pam rydyn ni'n casglu ac yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol

Mae'r prif resymau y mae Llais yn casglu ac yn defnyddio eich data personol yn cynnwys:

• wrth gyflawni ein swyddogaethau statudol
• sicrhau bod gwirfoddolwyr yn cydymffurfio â'r gofynion statudol ar gyfer gwirfoddoli gyda Llais ac nad ydynt wedi'u diarddel 
• fel rhan o'r broses benodi gwirfoddolwyr at ddibenion arfarnu a monitro a rheoli ymddygiad gwirfoddolwyr 
• at y diben o ddarparu cymorth a datblygiad 
• rhannu gwybodaeth, ceisio barn a threfnu gweithgareddau a digwyddiadau 
• wrth baratoi cofnodion cyfarfodydd (gan gynnwys recordiadau fideo o gyfarfodydd Microsoft TEAMS nes eu bod yn cael eu trawsgrifio pryd y cânt eu dileu) a digwyddiadau eraill neu eich cyfranogiad mewn arolygon monitro ar ffyrdd o weithio neu weithgareddau eraill 
• gwybodaeth a roddwch i ni at ddibenion mynychu cyfarfodydd a digwyddiadau rydym yn eu cynnal, gan gynnwys gofynion mynediad a dietegol.

Mae'n gyfreithlon i ni wneud hyn oherwydd bod angen casglu a defnyddio eich data personol er mwyn cyflawni tasg/swyddogaeth gyhoeddus i gyflawni tasg er budd y cyhoedd neu gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol.

I gael rhagor o wybodaeth am y categorïau o wybodaeth bersonol sydd gennym ac ar ba sail gyfreithlon, gweler ein prif hysbysiad preifatrwydd.

Sefyllfaoedd lle byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol sensitif

Efallai y byddwn yn prosesu categorïau arbennig o wybodaeth bersonol lle bo angen hynny am resymau sydd o ddiddordeb sylweddol i'r cyhoedd neu, mewn rhai amgylchiadau, lle mae gennym eich caniatâd ysgrifenedig. Rydym hefyd yn casglu data categori arbennig mewn cysylltiad at ddibenion monitro cydraddoldeb er mwyn nodi neu gadw llygad ar fodolaeth neu absenoldeb cyfle cyfartal neu driniaeth rhwng grwpiau o bobl. 

Yn llai cyffredin, efallai y byddwn yn prosesu'r math hwn o wybodaeth lle mae ei hangen mewn perthynas â sefydlu, ymarfer neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol neu lle mae ei hangen i amddiffyn eich buddiannau chi, neu fuddiannau rhywun arall.

Gwybodaeth am euogfarnau troseddol 

Dim ond pan fo'r gyfraith yn caniatáu i ni wneud hynny y gallwn ddefnyddio gwybodaeth sy'n ymwneud ag euogfarnau troseddol. 

Byddwn ond yn casglu gwybodaeth am euogfarnau troseddol os yw'n briodol o ystyried natur rôl gwirfoddolwr a lle y gallwn wneud hynny yn gyfreithiol. Lle bo'n briodol, byddwn yn casglu gwybodaeth am euogfarnau troseddol fel rhan o'r broses benodi neu efallai y byddwn yn cael gwybod am wybodaeth o'r fath yn uniongyrchol gennych chi yn ystod eich cyfnod fel gwirfoddolwr.

Caniateir i ni ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol yn y modd hwn gan fod y prosesu'n angenrheidiol i'n galluogi i gyflawni neu arfer y rhwymedigaethau neu'r hawliau statudol hynny a roddir i ni.

Rhannu eich gwybodaeth

Rydym yn rhannu eich data personol gyda thrydydd parti er mwyn cyflawni'r tasgau/swyddogaeth gyhoeddus a restrir uchod. Yn benodol, efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth gyda'r sefydliadau canlynol:

• gyda Llywodraeth Cymru pan fydd hyn yn angenrheidiol er mwyn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau adrodd neu unrhyw swyddogaeth statudol arall 
• gyda chydwasanaethau'r GIG i brosesu hawliadau treuliau 
• yn achos cofnodion cyfarfodydd Llais mae'r rhain fel arfer yn ddogfennau sydd ar gael i'r cyhoedd ac felly byddant yn cael eu rhannu gydag unrhyw sefydliad neu unigolyn sy'n gofyn am gopïau
• gellir cyhoeddi enwau a diddordebau eraill gwirfoddolwyr mewn adroddiadau blynyddol ac efallai y byddwn hefyd yn cyhoeddi ffotograffau o wirfoddolwyr.

Efallai y byddwn hefyd yn rhannu eich gwybodaeth, gan gynnwys gwybodaeth lyfryddol, ag unrhyw bwyllgor allanol perthnasol neu grŵp buddiant lle cewch eich enwebu i'r pwyllgor neu'r grŵp hwnnw ac yn cytuno i eistedd arno.

Efallai y bydd eich data personol hefyd yn cael ei rannu â thrydydd parti eraill fel ein hyswirwyr a'n cynghorwyr proffesiynol a thrydydd parti sy'n cyflenwi nwyddau a gwasanaethau i ni, er mwyn caniatáu i ni gydymffurfio â gofynion cyfreithiol ac i'n galluogi i redeg ein sefydliad yn effeithiol. 

Nid ydym yn gwerthu, rhentu neu fel arall yn sicrhau bod gwybodaeth bersonol ar gael yn fasnachol i unrhyw drydydd parti. 

I gael rhagor o fanylion am rannu eich gwybodaeth, cyfeiriwch at y prif hysbysiad preifatrwydd.

Gwybodaeth bersonol rydych chi'n ei rhannu gyda ni 

Mae'r gyfraith yn caniatáu i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am eraill wrth gyflawni ein tasgau/swyddogaethau cyhoeddus. Os ydych am roi gwybodaeth bersonol i ni am berson arall, siaradwch â ni i sicrhau bod gennych hawl gyfreithiol i roi'r wybodaeth i ni ac i gael cyngor ynghylch a oes angen i chi roi gwybod i'r unigolyn hwnnw. I gael rhagor o wybodaeth am y categorïau o wybodaeth bersonol sydd gennym, cyfeiriwch at y prif hysbysiad preifatrwydd.

Am ba hyd yr ydym yn cadw gwybodaeth bersonol

Ein polisi yw peidio â chadw gwybodaeth bersonol am fwy o amser nag sydd ei angen. Rydym wedi sefydlu llinellau amser cadw data ar gyfer yr holl wybodaeth bersonol sydd gennym yn seiliedig ar pam mae angen y wybodaeth arnom ac wedi ei chasglu yn ein Polisi Cadw Data. Rydym yn dileu neu'n dinistrio gwybodaeth bersonol yn ddiogel yn unol â'r Polisi Cadw Data.

Diogelwch

Rydym wedi ymrwymo'n gryf i ddiogelwch gwybodaeth ac rydym yn cymryd camau rhesymol a phriodol i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol rhag mynediad heb awdurdod, colled, camddefnydd, newid neu lygredd. Rydym wedi rhoi gweithdrefnau ffisegol, electronig a rheolaethol ar waith i ddiogelu a diogelu'r wybodaeth a roddwch i ni gan gynnwys defnyddio amgryptio. Mae gennym ardystiad Cyber Essentials Plus. 

Os hoffech drafod diogelwch eich gwybodaeth, cysylltwch â ni.

Hawliau Preifatrwydd

Mae gan unigolion nifer o hawliau o dan y ddeddfwriaeth diogelu data. Mae ein prif Hysbysiad Preifatrwydd yn cynnwys manylion llawn yr holl hawliau, er y byddwch yn ymwybodol y bydd a fydd pob hawl benodol yn berthnasol i chi yn dibynnu ar yr amgylchiadau a'r math o brosesu. Gweler ein prif hysbysiad preifatrwydd.

Sut i gwyno 

Rhowch wybod i ni os ydych yn anhapus gyda sut rydym wedi defnyddio eich gwybodaeth bersonol. I wneud hyn, cysylltwch â'n Swyddog Diogelu Data: Cyfarwyddwr Strategol Gweithrediadau a Gwasanaethau Corfforaethol:

Cyfeiriad post: 33-35 Heol y Gadeirlan Caerdydd CF11 9HB 
Ffôn: 02920 235558 
E-bost: [email protected] 

Mae gennych hefyd yr hawl i gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Darganfyddwch ar eu gwefan (www.ico.org.uk) sut i roi gwybod am bryder. Y manylion cyswllt yw: 

Cyfeiriad post: Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth — Cymru, 2il lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd, CF10 2HH. 
Ffôn: 0330 414 6421. 
E-bost: [email protected]