Prif Hysbysiad Preifatrwydd

Cyflwyniad

Wrth gyflawni ein swyddogaethau statudol efallai y byddwn yn casglu ystod o wybodaeth bersonol gennych chi. Mae ein swyddogaethau/tasgau statudol yn cynnwys ymgysylltu â'r cyhoedd, cynrychiolaeth ac eiriolaeth cwynion. Mae gennym hefyd ddyletswyddau deddfwriaethol sy'n berthnasol i gyflawni'r swyddogaethau/tasgau hyn gan gynnwys, er enghraifft, hyrwyddo gweithgareddau Llais. 

Rydym wedi datblygu’r hysbysiad preifatrwydd hwn er mwyn bod mor dryloyw â phosibl am y wybodaeth bersonol a gasglwn ac a ddefnyddiwn amdanoch.

A yw'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn berthnasol i chi?

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn wedi’i ysgrifennu er budd y categorïau canlynol o bobl (y cyfeirir atynt yn yr hysbysiad hwn fel “chi”):

• ein gwirfoddolwyr 
• cleientiaid eiriolaeth cwynion a phobl sy'n eu cynrychioli neu'n mynd gyda nhw 
• teulu a ffrindiau cleientiaid eiriolaeth os ydynt wedi darparu unrhyw wybodaeth yn ystod y broses eiriolaeth 
• unrhyw un arall a nodir yng nghofnodion gwasanaethau eiriolaeth, er enghraifft gweithwyr iechyd a gofal cymdeithasol proffesiynol 
• achwynwyr sydd wedi cyflwyno cwyn yn ein herbyn 
• pobl sy'n derbyn diweddariadau, gwybodaeth neu wahoddiadau i'n digwyddiadau a'r rhai sy'n mynychu digwyddiadau o'r fath • pobl sy'n ymweld â'n gwefan 
• ein rhanddeiliaid, grwpiau diddordeb a chysylltiadau eraill ynghyd â phobl sy'n gweithio iddynt 
• unigolion eraill sy'n cysylltu â ni am gyngor a gwybodaeth 
• pobl sy'n rhannu eu barn a'u profiadau gyda ni 
• cyflenwyr a ddefnyddiwn 
• ein hyswirwyr, archwilwyr a chynghorwyr proffesiynol a 
• Llywodraeth Cymru, y GIG, Awdurdodau Lleol neu gyrff cyhoeddus eraill a’r rhai sy’n gweithio iddynt.

Nid yw’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn berthnasol i bobl sy’n gweithio i ni ar hyn o bryd, sydd wedi gweithio i ni neu sydd â diddordeb mewn gweithio i ni. 

Os ydych yn credu ein bod yn prosesu eich gwybodaeth bersonol, ond nad ydych wedi’ch cynnwys ar y rhestr uchod, cysylltwch â ni i drafod hyn.

Beth mae'r hysbysiad hwn yn ei gwmpasu?

Gofynnwn i chi ddarllen yr hysbysiad preifatrwydd hwn yn ofalus gan ei fod yn cynnwys gwybodaeth bwysig am:

• y wybodaeth bersonol a gasglwn ac a ddefnyddiwn
• y seiliau cyfreithlon yr ydym yn dibynnu arnynt i'w gasglu a'i ddefnyddio
• pam rydym yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol 
• o ble rydym yn cael y wybodaeth bersonol 
• gyda phwy yr ydym yn rhannu gwybodaeth bersonol 
• pan fyddwn yn trosglwyddo gwybodaeth bersonol y tu allan i’r DU 
• am ba mor hir rydym yn cadw gwybodaeth a sut rydym yn sicrhau ei bod yn ddiogel
• eich hawliau preifatrwydd

Dylech sicrhau eich bod yn darllen yr hysbysiad preifatrwydd cyffredinol hwn ochr yn ochr ag unrhyw hysbysiad preifatrwydd penodol y gallwn ei roi i chi o bryd i'w gilydd.

Rheolydd data

Bydd eich gwybodaeth yn cael ei chadw gan Llais fel Rheolydd Data.

 Rydym wedi penodi Swyddog Diogelu Data (SDD) penodedig i sicrhau goruchwyliaeth briodol o’n gweithgareddau prosesu data. Y SDD yw'r Cyfarwyddwr Strategol Gweithrediadau a Gwasanaethau Corfforaethol. Os oes angen rhagor o wybodaeth arnoch am yr hysbysiad preifatrwydd hwn a sut y caiff eich data ei ddefnyddio, gallwch gysylltu â ni drwy lythyr, e-bost neu dros y ffôn. Mae gwybodaeth gyswllt wedi'i chynnwys isod:

Cyfeiriad post: 33/35 Heol y Gadeirlan, Caerdydd, CF11 9HB 
Ffôn: 02920 235 558 
E-bost: [email protected]

Categorïau o wybodaeth bersonol sydd gennym 

Mae’r wybodaeth bersonol a gasglwn gennych yn cynnwys:

• gwybodaeth sylfaenol, fel eich enw (gan gynnwys rhagddodiad neu deitl), y cwmni rydych yn gweithio iddo, eich teitl neu swydd a'ch perthynas â pherson 
• gwybodaeth gyswllt, fel eich cyfeiriad post, cyfeiriad e-bost a rhif(au) ffôn
• dewisiadau cyfathrebu, er enghraifft efallai y byddwch am gyfathrebu â ni drwy gyfrwng y Gymraeg 
• gwybodaeth adnabod a chefndir a ddarparwyd gennych chi. Gall hyn gynnwys dyddiad geni, cenedligrwydd a chyfeiriadau blaenorol 
• lle rydych yn gleient eiriolaeth cwynion, byddwn yn casglu gwybodaeth am eich amgylchiadau sydd wedi arwain chi at ddymuno defnyddio ein gwasanaethau. Gall hyn gynnwys data categori arbennig lle mae hyn yn berthnasol i'r mater rydym yn gweithio arno i chi. Rydym hefyd yn cadw cofnodion o'ch cyswllt â ni. 
• os ydych yn ymwneud ag un o’n materion eiriolaeth cwynion, byddwn yn casglu gwybodaeth amdanoch sy’n berthnasol i’r mater. Gall hyn gynnwys data categori arbennig. 
• os ydych yn wirfoddolwr Llais mae’n bosibl y byddwn yn cadw cofnodion o’ch presenoldeb mewn cyfarfodydd (gan gynnwys recordiadau fideo o gyfarfodydd Microsoft Teams nes iddynt gael eu trawsgrifio, ac wedyn yn cael eu dileu) a digwyddiadau eraill neu eich cyfranogiad mewn monitro, arolygon ar ffyrdd o weithio neu eraill gweithgareddau. 
• gwybodaeth dechnegol a gesglir pan fyddwch yn ymweld â'n gwefan neu lwyfannau digidol neu mewn perthynas â deunyddiau a chyfathrebiadau a anfonwn atoch yn electronig, sy'n cynnwys gwybodaeth am y math o ddyfais rydych yn ei defnyddio, eich cyfeiriad IP a'ch lleoliad daearyddol, eich system a fersiwn gweithredu, math o borwr, y cynnwys rydych chi'n ei weld a'r termau chwilio rydych chi'n eu nodi. 
• gwybodaeth a roddwch i ni at ddibenion adborth gan gynnwys drwy gymryd rhan mewn arolygon a gynhelir gennym o bryd i’w gilydd naill ai ar ein pen ein hunain neu ar y cyd â phartneriaid gan gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i, Lywodraeth Cymru a darparwyr GIG/gofal cymdeithasol eraill. 
• gwybodaeth a roddwch i ni at ddibenion mynychu cyfarfodydd a digwyddiadau yr ydym yn eu cynnal, gan gynnwys gofynion mynediad a diet.

Efallai y byddwn hefyd yn derbyn gwybodaeth gan drydydd parti fel eich perthnasau neu bartïon eraill sy'n berthnasol i'r gwasanaethau rydym yn eu darparu (ee darparwyr iechyd a gofal cymdeithasol). Bydd y wybodaeth a gasglwn yn berthnasol i’r gwasanaethau yr ydym yn eu darparu i chi a gall gynnwys categorïau arbennig o ddata, ond dim ond pan fo’n gyfreithlon i ni ei phrosesu.

Y sail gyfreithlon ar gyfer prosesu gwybodaeth bersonol

Dim ond pan fydd y gyfraith yn caniatáu i ni wneud hynny y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol. Yn fwyaf cyffredin, rydym yn dibynnu ar y seiliau cyfreithiol canlynol i brosesu eich gwybodaeth bersonol:

Tasg gyhoeddus - Rydym yn gorff cyhoeddus ac rydym yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol lle mae hyn yn angenrheidiol i gyflawni tasgau sydd er budd y cyhoedd neu’n angenrheidiol ar gyfer ein swyddogaethau swyddogol, ac mae gan y dasg neu’r swyddogaeth sail gyfreithiol glir.

Rhwymedigaeth gyfreithiol - Mae hyn yn berthnasol lle mae angen i ni gasglu a defnyddio eich gwybodaeth bersonol i gydymffurfio â chyfreithiau perthnasol a gofynion rheoliadol.

Buddiannau cyfreithlon - Mae’n bosibl y byddwn yn casglu ac yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol i hybu ein buddiannau cyfreithlon (ar yr amod nad yw’r prosesu o fewn y perfformiad wrth gyflawni ein tasgau fel awdurdod cyhoeddus). Dim ond pan fyddwn yn fodlon bod eich hawliau preifatrwydd wedi'u diogelu'n foddhaol y byddwn yn gwneud hyn. Mae gennych hawl i wrthwynebu unrhyw brosesu ar eich gwybodaeth bersonol yn seiliedig ar y sail gyfreithiol hon (gweler isod).

Cydsyniad- Mae’n bosibl y byddwn ni (ond nid ydym fel arfer) angen eich caniatâd i ddefnyddio’ch gwybodaeth bersonol. Gallwch dynnu eich caniatâd yn ôl drwy gysylltu â ni (gweler isod).

Perfformiad contract - Mae hyn yn berthnasol lle mae angen i ni gasglu a defnyddio eich gwybodaeth bersonol er mwyn cymryd camau i ymrwymo i gontract gyda chi neu i gyflawni ein rhwymedigaethau o dan gontract gyda chi.

Pam rydym yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol?

Rydym yn casglu ac yn defnyddio’r wybodaeth bersonol at y dibenion canlynol, gan ddibynnu ar y seiliau cyfreithlon penodol a nodir yn y tabl isod:

Pam                                                                                                           Y sail gyfreithlon berthnasol 

Rheoli a gweinyddu ein perthynas â’n                                           Tasg Gyhoeddus
cleientiaid eiriolaeth a darparu gwasanaethau 
cynghori iddynt

Darparu gwasanaeth eiriolaeth a chysylltu â                        Tasg Gyhoeddus
thrydydd parti ar ran cleientiaid wrth ddarparu'r 
gwasanaeth hwnnw

Delio â chwynion gan gleientiaid eiriolaeth,                         Tasg Gyhoeddus
gwirfoddolwyr neu eraill

Rheoli, gweinyddu a chadw cofnodion o'n              Rhwymedigaeth gyfreithiol
perthynas â gwirfoddolwyr                                                                     Tasg gyhoeddus        

Cynnal gwiriadau cefndir ar ddarpar                               Rhwymedigaeth gyfreithiol
wirfoddolwyr lle bo hyn yn briodol                                                    Tasg gyhoeddus

Adrodd i’r Bwrdd, Llywodraeth Cymru                         Rhwymedigaeth gyfreithiol
neu gyrff cyhoeddus eraill lle mae’n                                                Tasg gyhoeddus
ofynnol i ni wneud hynny

Sicrhau ein bod yn darparu safonau                                                Tasg gyhoeddus
gwasanaeth rhagorol trwy ein harchwiliad,                     Buddiannau cyfreithlon
ein hadolygiad a'n gwiriadau sicrhau 
ansawdd ein hunain neu gan y rhai a 
gynhelir gan archwilwyr, cynghorwyr 
proffesiynol neu gyrff ardystio.

Rheoli a gweinyddu ein perthynas â                                            Perfformiad contract
chyflenwyr nwyddau a gwasanaethau i ni                         Buddiannau cyfreithlon

Gwneud a rheoli taliadau cyflenwyr                                            Perfformiad contract
                                                                                                                                 Rhwymedigaeth gyfreithiol
                                                                                                                                        Buddiannau cyfreithlon

Fel arall, cyflawni gweithrediadau ein                            Rhwymedigaeth gyfreithiol
sefydliad o ddydd i ddydd yn effeithlon                                   Tasg gyhoeddus
gan gynnwys rheoli ein sefyllfa ariannol,                                         
gallu, cynllunio,  cyfathrebu, llywodraethu 
corfforaethol ac archwilio          

Ymgymryd â gweithgareddau a gynlluniwyd                           Tasg gyhoeddus
i hyrwyddo a marchnata ein gwasanaethau                       Caniatâd (lle bo angen
gan gynnwys anfon cylchlythyrau,                                                          yn gyfreithiol)
diweddariadau, cynnal digwyddiadau a 
seminarau a chadw cofnodion o'ch 
diddordebau yn y gweithgareddau hyn

Hyfforddi a datblygu ein staff a phobl                                            Tasg gyhoeddus
sy'n gweithio i ni                                                                                                     Perfformiad cyswllt
                                                                                                                                 Rhwymedigaeth gyfreithiol

Atal ac ymateb i dwyll neu                                                          Rhwymedigaeth gyfreithiol
weithgareddau anghyfreithlon                                                   Buddiannau cyfreithlon
gwirioneddol neu bosibl                                                                               Tasg gyhoeddus

Deall yn well sut y gallwn wella ein                                             Buddiannau cyfreithlon
gwasanaethau, cynnyrch neu wybodaeth 
trwy gynnal dadansoddiadau ac ymchwil
marchnad, gofyn i chi gymryd rhan mewn 
arolwg a'ch gwahodd i gymryd rhan mewn 
grwpiau ffocws

Gwybodaeth mewn argyfwng i atal niwed                      Diddordebau hanfodol
i chi neu berson arall

Sicrhau diogelwch rhwydwaith a                                            Buddiannau cyfreithlon
gwybodaeth, gan gynnwys atal 
mynediad anawdurdodedig i'n 
systemau cyfrifiadurol ac electronig 
ac atal dosbarthu meddalwedd maleisus

Penderfynu ar anghenion mynediad                          Rhwymedigaeth gyfreithiol
ymwelwyr i'n heiddo

Bydd rhai o’r seiliau prosesu uchod yn gorgyffwrdd ac efallai y bydd sawl sail sy’n cyfiawnhau ein defnydd o’ch gwybodaeth bersonol. 

Byddwn ond yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol at y dibenion y gwnaethom ei chasglu ar eu cyfer, oni bai ein bod yn ystyried yn rhesymol bod angen i ni ei defnyddio am reswm arall a bod y rheswm hwnnw’n gydnaws â’r diben gwreiddiol. Os bydd angen i ni ddefnyddio’ch gwybodaeth bersonol at ddiben nad yw’n gysylltiedig, byddwn yn rhoi gwybod i chi a byddwn yn esbonio’r sail gyfreithiol sy’n caniatáu i ni wneud hynny.

Sylwch y gallwn brosesu eich gwybodaeth bersonol heb yn wybod i chi neu heb eich caniatâd, yn unol â'r rheolau uchod, lle mae hyn yn ofynnol neu'n cael ei ganiatáu gan y gyfraith. Hefyd, mae’n bosibl y byddwn yn coladu, yn prosesu ac yn rhannu adroddiadau ystadegol yn seiliedig ar gydgasgliad o wybodaeth bersonol ddienw a gedwir gennym ni. Mae hyn yn ddefnyddiol am amrywiaeth o resymau sefydliadol.

Sut rydym yn defnyddio gwybodaeth bersonol arbennig o sensitif 

Fel y nodir uchod, weithiau bydd angen i ni brosesu “categorïau arbennig” o wybodaeth bersonol, megis gwybodaeth am eich iechyd, lle mae hyn yn berthnasol i'r mater yr ydym yn gweithio arno i chi. 

Mae angen lefelau uwch o amddiffyniad ar gyfer “categorïau arbennig” o wybodaeth bersonol ac mae angen i ni gael cyfiawnhad pellach dros gasglu, storio a defnyddio’r math hwn o wybodaeth bersonol. Byddwn yn prosesu categorïau arbennig o wybodaeth bersonol yn bennaf o dan yr amgylchiadau canlynol:

1. Lle bo angen am resymau sydd o fudd sylweddol i'r cyhoedd, megis dibenion statudol a llywodraethol neu ar gyfer cyfle cyfartal neu driniaeth gyfartal.
2. Os ydym yn credu’n rhesymol eich bod chi neu berson arall mewn perygl o niwed a bod y prosesu’n angenrheidiol i’ch diogelu chi neu nhw rhag niwed corfforol, meddyliol neu emosiynol neu i amddiffyn lles corfforol, meddyliol neu emosiynol.
3. Lle bo angen er mwyn sefydlu, arfer neu amddiffyn ein hawliau cyfreithiol neu at ddiben achosion cyfreithiol y gallwn fod yn rhan ohonynt.

Yn llai cyffredin, mae’n bosibl y byddwn yn prosesu’r math hwn o wybodaeth pan fyddwch eisoes wedi gwneud y wybodaeth yn gyhoeddus. Nid oes angen eich caniatâd arnom i brosesu categorïau arbennig o’ch gwybodaeth bersonol am y rhesymau a amlinellir uchod.

Mewn amgylchiadau cyfyngedig iawn, efallai y byddwn yn cysylltu â chi am eich caniatâd ysgrifenedig i ganiatáu i ni brosesu data arbennig o sensitif. Os byddwn yn gwneud hynny, byddwn yn rhoi manylion llawn i chi am y wybodaeth yr hoffem ei chael a'r rheswm pam y mae arnom ei hangen, fel y gallwch ystyried yn ofalus a ydych yn dymuno cydsynio. 

Nid oes angen eich caniatâd arnom os mai diben y prosesu yw eich diogelu chi neu berson arall rhag niwed neu i amddiffyn eich llesiant ac os ydym yn credu’n rhesymol bod angen gofal a chymorth arnoch, eich bod mewn perygl o niwed ac na allwch amddiffyn eich hun.

Gweithgareddau hyrwyddo

Rydym yn ymgymryd ag ystod o weithgareddau sydd wedi'u cynllunio i hyrwyddo ein swyddogaethau a'n gwerthoedd ac i adeiladu ar gydberthnasau â rhanddeiliaid a phartïon eraill â diddordeb. 

Er ein bod am eich cadw'n gwbl ymwybodol o'r holl wasanaethau a gynigiwn, rydym yn awyddus i sicrhau nad ydym yn gyfrifol am anfon deunydd diangen atoch. Felly rydym yn gwneud ein gorau i deilwra'r wybodaeth a'r gwahoddiadau a anfonwn. I wneud hyn rydym yn storio gwybodaeth am eich diddordebau a'ch dewisiadau cyfathrebu. Efallai y byddwn hefyd yn olrhain lefel eich ymgysylltiad â ni. 

Mae gennym gyfrifoldeb deddfwriaethol i hyrwyddo Llais. Tasg gyhoeddus yw’r sail ar gyfer prosesu’r data hwn. Nid ydym yn ystyried bod angen eich caniatâd arnom i wneud hyn yn gyfreithlon, ond mae’n rhaid i ni eich hysbysu bod gennych hawl i wrthwynebu hyn. 

Mae'r gyfraith hefyd yn caniatáu i ni anfon cyfathrebiadau marchnata trwy ddulliau electronig at ddefnyddwyr presennol ein gwasanaethau a'n cysylltiadau busnes heb fod angen caniatâd. Eto, mae gennych yr hawl i wrthwynebu'r gweithgaredd hwn os dymunwch. 

Rydym o’r farn y gallwn gadw gwybodaeth at y dibenion hyn am gyfnod amhenodol, a pharhau i gyfathrebu â chi o bryd i’w gilydd, hyd nes ac oni bai eich bod yn gofyn i ni roi’r gorau iddi. Pan fyddwn yn anfon gwybodaeth atoch am y gwasanaethau rydym yn eu cynnig neu wahoddiadau i'n digwyddiadau, rydym bob amser yn cynnwys opsiwn “dad-danysgrifio” syml. Os ydych chi'n cael unrhyw anhawster i'w ddefnyddio neu'n dymuno cael gwybod mwy am y gweithgaredd hwn, cysylltwch â ni.

Ffynonellau Gwybodaeth

Daw’r wybodaeth bersonol a gasglwn amdanoch o amrywiaeth o ffynonellau:

• rydych yn rhoi eich gwybodaeth bersonol i ni yn uniongyrchol, pan fyddwch yn ymgysylltu â ni, gan gynnwys drwy ein gwefan, dros y ffôn (gan gynnwys pan fyddwch yn gadael neges llais) neu gyfryngau digidol eraill 
• rydym yn cael gwybodaeth ychwanegol wrth gynnal gwiriadau er mwyn cydymffurfio â’n rhwymedigaethau statudol a rheoleiddiol neu pan fo gwiriadau o’r fath er budd y cyhoedd
• rydym yn cael ac yn cynhyrchu gwybodaeth bersonol wrth ddarparu gwasanaethau i chi neu os nad ydych yn gleient eiriolaeth, i eraill 
• rydym yn cael manylion cyswllt a gwybodaeth arall gan ein cysylltiadau sefydliadol a'n cyflenwyr 
• rydym yn casglu gwybodaeth o ffynonellau sydd ar gael yn gyhoeddus fel cyfeirlyfrau ffôn, cyfryngau cymdeithasol, y rhyngrwyd ac erthyglau newyddion.

Os ydych yn dymuno rhoi gwybodaeth bersonol i ni am berson arall, siaradwch â ni i sicrhau bod gennych hawl gyfreithiol i roi’r wybodaeth i ni ac i gael cyngor ynghylch a oes angen i chi hysbysu’r person hwnnw.

Gwneud penderfyniadau awtomataidd 

Ni fyddwch yn destun penderfyniadau a fydd yn cael effaith sylweddol arnoch yn seiliedig ar wneud penderfyniadau awtomataidd yn unig, oni bai bod gennym sail gyfreithlon dros wneud hynny a’n bod wedi eich hysbysu.

Rhannu eich data personol

Efallai y bydd gan nifer o drydydd partïon fynediad at eich gwybodaeth bersonol neu efallai y byddwn yn ei rhannu neu ei hanfon atynt. Mae hyn yn cynnwys:

• Cyflenwyr, wedi'u rhwymo gan rwymedigaethau cyfrinachedd, sy'n darparu nwyddau, gwasanaethau a chyngor proffesiynol i ni i'n helpu i redeg ein sefydliad 
• Trydydd parti sy’n ymwneud â chwrs y gwasanaethau a ddarparwn i gleientiaid eiriolaeth fel gwasanaethau cymdeithasol neu’r heddlu 
• Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru lle mae angen i ni gyflawni ein swyddogaethau (er enghraifft mewn cysylltiad â chwynion gan gleientiaid eiriolaeth, gwirfoddolwyr neu eraill neu mewn cysylltiad ag arolygon y gallwn eu cynnal o bryd i’w gilydd)
• Yn achos gwirfoddolwyr, i ddarparwyr hyfforddiant at ddibenion cael mynediad at yr hyfforddiant sydd ei angen i gyflawni eu dyletswyddau fel gwirfoddolwr 
• Trydydd parti sy’n ymwneud â’r broses eiriolaeth cwynion megis Byrddau Iechyd Lleol y GIG, Ymddiriedolaethau, Awdurdodau Lleol neu ddarparwyr iechyd a gofal cymdeithasol eraill

Mae’n bosibl y byddwn hefyd yn rhannu eich gwybodaeth bersonol â thrydydd parti eraill, er enghraifft yng nghyd-destun y posibilrwydd o werthu neu ailstrwythuro’r busnes. Yn y sefyllfa hon byddwn, cyn belled ag y bo modd, yn rhannu data dienw gyda'r partïon eraill cyn i'r trafodiad ddod i ben. Unwaith y bydd y trafodiad wedi'i gwblhau, byddwn yn rhannu eich data personol gyda'r partïon eraill os ac i'r graddau sy'n ofynnol o dan delerau'r trafodiad. 

Efallai y bydd gofyn i ni hefyd rannu gwybodaeth bersonol ag awdurdodau rheoleiddio, asiantaethau'r llywodraeth ac asiantaethau gorfodi'r gyfraith. Byddwn yn gwneud pob ymdrech resymol i roi gwybod i chi cyn i ni wneud hyn, oni bai ein bod wedi ein cyfyngu'n gyfreithiol rhag gwneud hynny. 

Nid ydym yn gwerthu, rhentu neu fel arall yn gwneud gwybodaeth bersonol ar gael yn fasnachol i unrhyw drydydd parti.

Trosglwyddiadau y tu allan i'r DU

Nid ydym yn anfon data personol y tu allan i'r DU fel mater o drefn. Nid oes yr un o'r darparwyr gwasanaeth a ddefnyddiwn i'n helpu i redeg ein busnesau wedi'u lleoli y tu allan i'r DU.

Dewis peidio â rhoi gwybodaeth bersonol

Os byddwch yn dewis peidio â darparu data personol penodol i ni ddylech fod yn ymwybodol efallai na fyddwn yn gallu cyflawni rhai gwasanaethau penodol neu efallai na fyddwn yn gallu cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol. Er enghraifft, efallai na fyddwn yn gallu delio â chwyn oni bai eich bod yn rhoi gwybodaeth benodol i ni.

Am ba mor hir rydym yn cadw gwybodaeth bersonol 

Ein polisi yw peidio â chadw gwybodaeth bersonol am fwy o amser nag sydd angen. Rydym wedi sefydlu llinellau amser cadw data ar gyfer yr holl wybodaeth bersonol sydd gennym yn seiliedig ar pam mae angen y wybodaeth arnom. Mae’r llinellau amser yn ystyried unrhyw rwymedigaethau statudol neu reoleiddiol sydd gennym i gadw’r wybodaeth, ein gallu i amddiffyn hawliadau cyfreithiol, ein buddiannau cyfreithlon, arfer gorau a’n galluoedd technegol presennol. 

Rydym wedi datblygu Polisi Cadw Data sy'n casglu'r wybodaeth hon. Rydym yn dileu neu’n dinistrio gwybodaeth bersonol yn ddiogel yn unol â’r Polisi Cadw Data.

Mewn rhai amgylchiadau efallai y byddwn yn gwneud eich gwybodaeth bersonol yn ddienw fel na all fod yn gysylltiedig â chi mwyach, ac os felly gallwn ddefnyddio gwybodaeth o’r fath heb rybudd pellach i chi.

Diogelwch

Rydym wedi ymrwymo’n gryf i ddiogelwch gwybodaeth ac rydym yn cymryd camau rhesymol a phriodol i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol rhag mynediad heb awdurdod, colled, camddefnydd, newid neu lygredd. Rydym wedi rhoi gweithdrefnau corfforol, electronig a rheolaethol ar waith i ddiogelu a sicrhau'r wybodaeth a roddwch i ni gan gynnwys defnyddio amgryptio. Mae gennym ardystiad Cyber Essentials Plus. 

Os hoffech drafod diogelwch eich gwybodaeth cysylltwch â ni.

Hawliau Unigol

Mae gennych chi nifer o hawliau mewn perthynas â’ch data personol sydd gennym ni. Nid yw pob un o'r hawliau yn berthnasol o dan bob amgylchiad. Os dymunwch arfer unrhyw un o'r hawliau, cysylltwch â ni yn y ffyrdd a nodir isod. Mae gennych yr hawl:

• i gael gwybod sut rydym yn casglu ac yn defnyddio’r wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch, at ba ddibenion y byddwn yn defnyddio’ch gwybodaeth, am ba mor hir y byddwn yn cadw’ch gwybodaeth, a gyda phwy y byddwn yn ei rhannu. Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn a’n hamserlen cadw data yn un o’r ffyrdd y byddwn yn eu defnyddio i sicrhau eich bod yn cael gwybod. 
• i fynediad at y wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch. Mae hyn yn eich galluogi i dderbyn copi o’r wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch ac i wirio ein bod yn ei phrosesu’n gyfreithlon. 
• i ofyn i ni gywiro unrhyw wybodaeth sydd gennym amdanoch sy’n anghywir neu’n anghyflawn yn eich barn chi. 
• i wrthwynebu unrhyw brosesu ar eich gwybodaeth bersonol lle rydym yn prosesu eich data mewn perthynas â’n swyddogaethau statudol, neu lle’r ydym yn dibynnu ar fuddiant cyfreithlon a thasg gyhoeddus i wneud hynny a’ch bod yn meddwl bod eich hawliau a’ch buddiannau yn drech na’n hawliau ni ac rydych yn dymuno i ni stopio. Fodd bynnag, efallai y bydd rhesymau cyfreithiol neu resymau dilys eraill pam fod angen i ni gadw neu ddefnyddio eich gwybodaeth. Os felly, byddwn yn ystyried eich cais ac yn esbonio pam na allwn gydymffurfio ag ef. Gallwch ofyn i ni gyfyngu ar y defnydd o’ch gwybodaeth bersonol tra byddwn yn ystyried eich cais. 
• i wrthwynebu os byddwn yn prosesu eich data personol at ddibenion marchnata ein nodau ac amcanion. Os nad ydych am dderbyn cyfathrebiadau gennym bellach, cysylltwch â ni. Byddwn yn rhoi'r gorau i anfon cyfathrebiadau atoch, ond byddwn yn parhau i gadw cofnod ohonoch a'ch cais i beidio â chlywed gennym. Pe baem yn dileu eich holl wybodaeth o'n cronfeydd data, ni fyddai gennym unrhyw gofnod o'r ffaith eich bod wedi gofyn i ni beidio â chyfathrebu â chi ac mae'n bosibl y byddwch yn dechrau derbyn cyfathrebiadau gennym rywbryd yn y dyfodol, os byddwn yn cael eich manylion o ffynhonnell wahanol.
• i ofyn i ni ddileu eich gwybodaeth. Gelwir hyn hefyd yn hawl i gael eich anghofio neu i ddileu. Ni fyddwn bob amser yn cytuno i wneud hyn ym mhob achos oherwydd gall fod rhesymau cyfreithiol neu resymau dilys eraill pam fod angen i ni gadw neu ddefnyddio eich gwybodaeth. Os felly, byddwn yn ystyried eich cais ac yn esbonio pam na allwn gydymffurfio ag ef. Gallwch ofyn i ni gyfyngu ar y defnydd o’ch gwybodaeth bersonol tra byddwn yn ystyried eich cais. Gallwch gysylltu â'r SDD. 
• i ofyn i ni gyfyngu ar sut y caiff eich data ei brosesu mewn rhai amgylchiadau. Gallwch wneud hyn os: 
• rydych wedi dweud wrthym eich bod yn meddwl bod y data sydd gennym yn anghywir neu’n anghyflawn, wrth i ni ymchwilio a gwneud unrhyw newidiadau 
•  rydym yn prosesu eich data yn anghyfreithlon a byddai’n well gennych i ni gyfyngu ar sut y caiff ei brosesu yn hytrach na’i ddileu.
• nid oes angen y data arnom fwyach at ein dibenion ein hunain ond mae angen i ni ei gadw mewn perthynas â hawliad cyfreithiol neu achos cyfreithiol 
• rydych wedi arfer eich hawl i wrthwynebu prosesu, tra byddwn yn ystyried a allwn gadw a phrosesu eich data yn gyfreithlon 
• lle mae prosesu eich gwybodaeth bersonol yn seiliedig ar eich caniatâd, mae gennych yr hawl i’w thynnu’n ôl ar unrhyw adeg. Cysylltwch â ni os ydych am wneud hynny. 
• o dan amgylchiadau cyfyngedig efallai y bydd gennych hawl i gael y wybodaeth bersonol yr ydych wedi ei rhoi i ni mewn fformat sy'n hawdd ei ailddefnyddio ac i ofyn i ni drosglwyddo'r wybodaeth bersonol hon yn yr un fformat i sefydliadau eraill. Cysylltwch â ni i weld a yw'r hawl hon yn berthnasol i chi.

Mae’n bwysig bod y wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch yn gywir ac yn gyfredol. Rhowch wybod i ni os bydd eich gwybodaeth bersonol yn newid yn ystod eich perthynas â ni.

Sut i gwyno 

Rhowch wybod i ni os ydych yn anhapus gyda sut rydym wedi defnyddio eich gwybodaeth bersonol.

I roi gwybod i ni am bryder, cysylltwch â'n SDD, y Cyfarwyddwr Strategol Gweithrediadau a Gwasanaethau Corfforaethol. Gallwch wneud hyn drwy lythyr, ffôn neu e-bost gan ddefnyddio’r manylion isod: 

Cyfeiriad post: 33/35 Heol y Gadeirlan, Caerdydd CF11 9HB 
Ffôn: 02920 235 558 
E-bost: [email protected] 

Mae gennych hefyd yr hawl i gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Darganfyddwch ar eu gwefan (www.ico.org.uk) sut i roi gwybod am bryder. Y manylion cyswllt yw:

Cyfeiriad post: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth – Cymru 2 il lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd, CF10 2HH 
Ffôn: 0330 414 6421
E-bost: [email protected]

Newidiadau i'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn

Diweddarwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ddiwethaf ar 31/03/2023. Rydym yn adolygu’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rheolaidd ac yn cadw’r hawl i’w ddiweddaru ar unrhyw adeg drwy ddiweddaru’r dudalen hon er mwyn adlewyrchu newidiadau yn y gyfraith a/neu ein harferion preifatrwydd. Byddem yn eich annog i wirio'r hysbysiad preifatrwydd hwn am unrhyw newidiadau yn rheolaidd.

Mae’n bosibl y byddwn hefyd yn eich hysbysu mewn ffyrdd eraill o bryd i’w gilydd am brosesu eich gwybodaeth bersonol